Les meilleurs outils pour vous organiser

Conseils et stratégie

01 Fév. 2022

La gestion de vos tâches peut soit vous faire perdre un temps astronomique, soit vous faire gagner de précieuses heures et vous éviter de vous arracher les cheveux. Finalement, ce sont les outils que vous allez choisir qui vont définir si votre manière de vous organiser est efficace ou contreproductive. Voyons dans cet article des outils intuitifs et gratuits ou à prix raisonnable pour vous aider à organiser la gestion de vos tâches.

Par Anne-Sophie
 Temps de lecture : 3 min

Les outils gratuits

Google agenda : le plus simple 

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Si vous avez un compte Google, Google agenda peut être très pratique pour vous organiser. Format calendrier avec les tâches pour chaque jour ou format planning avec images, son design est clair et épuré pour vous organiser et vous y retrouver dans les jours et semaines à venir, grâce aux vues hebdomadaires ou mensuelles. Le plus ? La liaison des événements avec Gmail.

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Sa simplicité est une force mais aussi une faiblesse si vous cherchez une solution plus complète avec plus de possibilités de tris entre vos tâches et des formats différents.


Trello : le plus populaire 

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Plateforme collaborative, Trello est accessible en ligne ; il ne nécessite pas d’application dédiée (mais l’application est bien faite). Il s’utilise principalement sous son format tableau (une vue calendrier existe aussi). La réorganisation des “cartes” (les tâches) est simple et intuitive (glisser-déposer) et son utilisation sans limites (tâches, listes, événements…). Chaque carte peut comporter des libellés, descriptions et commentaires, images, fichiers, checklists, échéances, notifications de collaborateurs. Un outil bien complet !

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La page d’accueil n’est pas particulièrement bien faite pour s’y retrouver entre les différents tableaux qu’on pourrait avoir.

Pour des projets de grande envergure, les capacités proposées peuvent s’avérer limitées. Une version payante existe alors pour plus de fonctionnalités (à partir de 9,99€ par mois par utilisateur).


Freedcamp : un Trello plus complet

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Plateforme collaborative également, Freedcamp permet l’affichage sous différents formats : listes, échéances, calendrier, kanban (fondé sur les posts-it dans la vie réelle et comme Trello, dans des colonnes à faire | en cours | terminé). La possibilité d’ajouter des sous-tâches est appréciée, ainsi que la possibilité de gérer un fichier partagé. Il permet une organisation plus complète. Le suivi temporel est plus évolué que chez Trello.

Les collaborateurs peuvent discuter dans un chat, les contacts prospects sont pris en compte. Des templates de projets sont disponibles et vous pouvez le synchroniser à Google.

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L’application n’est visuellement pas à la hauteur de la version desktop. 


Asana : une référence 

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Outil de gestion de projet, Asana permet aussi d’organiser et gérer ses tâches, les personnes impliquées, en réunissant sur un espace les objectifs, tâches, fichiers sous forme de vue liste, chronologie ou tableau.

De surcroît, vous pouvez y associer d’autres applications grâce à l’intégration (applications de discussion, mail, suivi de temps…).

Les versions payantes permettent de gérer des plus gros projets (jalons, formulaires, gestion des ressources, portefeuilles…).

Une fonctionnalité sympa : la possibilité de liker et commenter une tâche !

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Plus complet signifie aussi plus difficile à prendre en main au début. La multiplicité des fonctionnalités qu’Asana propose n’est pas forcément utile à toutes les équipes.

Les outils payants

Avant tout, avec ces outils payants, on intègre les fonctionnalités qu’on trouve dans les outils gratuits, et on ajoute des nouvelles.


Monday : le fort potentiel de personnalisation

Avec monday, l’affichage peut se faire sous forme de tableaux, échéances, calendriers, kanban ou graphiques. Le déplacement des étiquettes se fait facilement. Les colonnes peuvent être personnalisées grâce à différentes catégories qui permettent d’y placer des choses différentes : lien, étiquette, texte, fichier…

On peut choisir de visualiser les tableaux complets ou simplifiés grâce à des filtrer. On peut aussi visualiser sa propre semaine, les tâches qui nous concernent uniquement, plutôt que de visualiser l’ensemble. 

La collaboration est aisée car il suffit de tagger un collaborateur sur une tâche. 

Un système d’automatisation est disponible lié aux emails reçus ou envoyés et aux factures. Les tableaux peuvent aussi être exportés en tableau Excel. 

Monday, comme ses concurrents, intègre de nombreuses applications (CRM, discussions, mails, calendrier, développement, marketing, et même gestion de projet avec Asana ou Trello !). 

Le prix dépend du nb d’utilisateurs (8 € à 16 € par utilisateur pour un service basique à pro).


Wrike : l’outil qui s’adapte à votre équipe

Wrike est très personnalisable. Bien qu’il existe en version gratuite pour les équipes de 5, on se concentrera sur les possibilités de la version payante. 

Wrike intègre aussi de nombreuses applications, tout comme Monday.

Ainsi, l’affichage se fait sous forme de tableaux de bord avec des flux de travail personnalisés. L’affichage peut dépendre de l’équipe, ce qui est pratique. Wrike inclut l’automatisation de certains processus et le partage de fichiers, avec feedback des autres membres de l’équipe sur ces derniers. Le minimum de stockage est déjà assez conséquent, 2 Go. Il propose également des graphiques analytiques ou des raports dynamiques.

Au lieu de demander du feedback ou des commentaires, il est possible de faire des formulaires en fonction de l’information qu’on cherche vraiment à obtenir de la part des collaborateurs. 

Wrike est visuellement moins intéressant que ses concurrents pour s’organiser, moins aéré et moins percutant au niveau des couleurs.

Prix : de 9.80 $ par utilisateur par mois à 24.80 $.

Notre conseil ?

Faites un test ! Rien de mieux pour découvrir ce qui vous correspondra le mieux. Chacun a souvent et rapidement sa préférence pour un outil plutôt qu’un autre. D’ailleurs, les outils payants proposent un essai gratuit

Finalement, ils se ressemblent et c’est l’ergonomie, l’intuitivité et le prix qui vous aideront surtout à décider. 

Bien sûr, si un de ces outils possède une fonctionnalité que vous recherchez particulièrement et dont vous appréciez la mise en place, le choix sera plus simple !

N’hésitez pas à nous dire quel logiciel vous utilisez, même s’il ne fait pas partie de la liste (surtout s’il n’en fait pas partie !) et pourquoi ! Vous enrichirez alors cette collection d’outils. 

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